Wint de digitale flipover het van de traditionele papieren flipover?

15-06-2018 Geschreven door Ard-Jan Visser

Alles gebeurt steeds meer digitaal. Ook op kantoor. Traditionele werkplekken maken plaats voor hippe papierloze ontmoetingsplekken en vergaderen doe je niet langer in een grote ruimte waar iedereen fysiek aan dezelfde, langgerekte tafel zit. Samenwerken, en dus ook vergaderen en brainstormen, gebeurt meer en meer in kleinere teams. In deels virtuele omgevingen. Snelheid en creativiteit. Daar draait het om.

Dit roept de vraag op wat de gevolgen van deze trend zijn voor de tools die we gebruiken tijdens vergaderingen; tools zoals de flipover? De praktijk beantwoordt die vraag. Ook de flipover wordt vervangen door digitale varianten. Maar zijn deze apparaten vooral goed voor de portemonnee van fabrikanten of toch ook echt handig voor gebruikers?

1. Starten van een meeting

Een pen, een vers schoon vel papier en je kunt beginnen. Moeilijker wordt het niet bij een traditionele flipover. Klinkt simpel maar in de praktijk blijken goed werkende markeerstiften en een flinke voorraad flipover papier vaak schaars goed. Als dit wel aanwezig is, kan er direct begonnen worden. Daar worden we blij van.

Bij een digitale flipover is papier en zelfs de afmetingen van één canvas oneindig. Dus daaraan zal het nooit ontbreken. De pen is helaas een ander verhaal. Ook digitale pennen hebben de bijzondere eigenschap van de werkvloer te verdwijnen. Let er daarom bij aanschaf van een digitale flipover op, dat er zowel met een pen, de hand als alternatieve schrijfwaren gewerkt kan worden.

Een nadeel van een digitale flipover is dat het voor veel mensen nieuw is. En nieuw is vaak ook een beetje eng. Daardoor kunnen mensen een drempel ervaren om met de flipover aan de slag te gaan. Let er daarom op bij aanschaf van een digitale flipover dat deze uitnodigt om mee te werken. Bijvoorbeeld doordat het apparaat meteen aanspringt als je de pen pakt.

Het veel voorkomende gebrek aan pen en papier bij een traditionele flipover en de angst voor nieuwe dingen bij de digitale variant zorgen ervoor dat er geen winnaar is als het gaat om het starten van een meeting. Stand… 0-0.

2. Toevoegen van content uit andere bronnen

Wie hier als winnaar uit de bus komt, is wel duidelijk. Dit is misschien wel de meest sterke eigenschap die de digitale variant biedt. Een plaatje van het web, een aantekening uit een mail, een presentatie op het netwerk (of in de cloud) en zelf WhatsApp gesprekken. Iedere soort content van willekeurige smartphones, laptops en tablets zijn in de brainstormsessies te betrekken. Iets wat bij een papieren flipover beperkt blijft tot (letterlijk!) plak en knipwerk van reeds geprinte content.

De manier waarop informatie van bijvoorbeeld een telefoon naar de flipover gestuurd kan worden, verschilt nogal per digitale flipover. Let er bij de aanschaf van een digitale flipover op dat alle apparaten en besturingssystemen ondersteund worden. En dat de verbinding draadloos gemaakt kan worden. Stand…1-0.

3. Overhevelen van gemaakte aantekeningen

Een flipover is om notities te maken, creativiteit te stimuleren en gedachtegangen tijdens brainstormsessies inzichtelijk te maken. Hoe dan ook… op een flipover staan aantekeningen. Vaak tekst, tekeningen of andere visualisaties en arceringen. Deze informatie is waardevol en moet bewaard blijven. Kortom de notities moeten omgezet worden in een werkbaar digitaal formaat. Het overnemen van tekst is daarbij (afhankelijk van de hoeveelheid) nog wel te doen. Maar zodra er waardevolle schetsen en ingewikkelde mindmaps zijn gemaakt op de flipover wordt dat moeilijker te vertalen naar duidelijke notulen. Omdat een digitale flipover het heel eenvoudig maakt om aantekeningen direct naar alle berokkenen te mailen, op een centrale locatie op te slaan of te printen weet je zeker dat er nooit informatie verloren gaat. Kortom 2 – 0 voor de digitale flipover.

4. Beveiligen van gemaakte notities

Bij traditionele flipovers gebeurt het weleens dat een blad niet meteen wordt verwijderd. Of dat notitiebladen bij de scanner blijven liggen. Met als gevolg dat aantekeningen kwijtraken of misschien nog wel erger… in handen komen van mensen voor wie die informatie (nog) niet bestemd is. Met een beetje discipline is dit makkelijk te voorkomen zou je denken. Helaas wijst de praktijk iets anders uit.

Digitale flipovers hebben de mogelijkheid om de gemaakte notities direct op te slaan en te delen met betrokkenen. Ideaal om er op een later moment mee verder te gaan. Maar ook hier is een grote valkuil. Sla jij namelijk je vertrouwelijke aantekeningen op het apparaat op, dan bestaat de mogelijkheid dat een volgende gebruiker bij jouw notities kan. Dit kun je voorkomen door te werken met een digitale flipover die de mogelijkheid biedt je bestanden te beveiligen met een wachtwoord of waarop niet-opgeslagen aantekeningen ook niet bewaard blijven wanneer je een nieuwe sessie start.

Omdat papier gevoeliger is voor het uitlekken en kwijtraken van notities wint ook hier de digitale flipover. Stand… 3-0.

5. Niet geheel onbelangrijk; de prijs

Ook hier lijkt de winnaar direct duidelijk. Een stevig verrijdbaar papieren flipover inclusief papier en stiften kost zo’n € 300. Voor dat geld heb je niet het meest luxe model maar zeker ook geen instapmodel. Kortom een relatief kleine investering om het beste in mensen naar boven te halen. Maar als je uitgaat van een levensduur van drie jaar en het gebruik van papier en pennen over deze periode meerekent komt er gemiddeld nog zo’n € 600 bij. Wat de totale cost of ownership van een papieren flipover over drie jaar € 900 maakt.

Digitale flipovers zijn op dit moment verkrijgbaar vanaf ongeveer € 700. Dan gaan we uit van een instapmodel. Net zoals bij een papieren flipover is de keus groot en gaat de prijs omhoog wanneer de functionaliteit uitgebreider wordt, de kwaliteit toeneemt en de vormgeving strakker wordt. Omdat stiften nou eenmaal weleens kwijtraken en een digitaal apparaat stroom verbruikt, zullen de totale investeringen in een digitale flipover en een die in papieren model over een periode van drie jaar elkaar niet veel ontlopen. Wederom een tie tussen traditioneel en digitaal.

And the winner is…

Kijken we naar alle bovengenoemde punten, dan biedt de digitale variant toch echt wel een paar hele grote voordelen ten opzichte van de traditionele variant. De digitale flipover is wat mij betreft dan ook de grote winnaar. Ik geef toe; in het begin is het even aftasten maar aan de snelle manier van werken, flexibiliteit in het wissen en toevoegen van content en aan het oneindige canvas wen je heel snel. En dan wil je eigenlijk niet meer terug. De grotere investering verdient zich wat mij betreft zeker terug in functionaliteit en tijdswinst.

Written by Ard-Jan Visser

Solution Architect